보이지 않던 예산

담당 조직에 신규 배차 서비스 도입을 위한 프로모션 예산이 배정돼 있습니다. 배송 건당 금액을 얹어주는 방식이고, 현장 상황에 맞게 켜고 끄고 단가를 조정하며 씁니다.

집행은 각 권역에서 바로 할 수 있습니다. 문제는 그 반대쪽이었습니다 — 오늘까지 얼마가 나갔는지, 배정액 중 얼마가 남았는지를 확인할 방법이 없었습니다. 사후에도 마찬가지였고요.

집행 기록 자체는 시스템에 남아 있었습니다. 그런데 세 가지가 겹쳐서 합계를 낼 수 없는 상태였습니다.

그래서 가장 흔한 계산법이 가장 크게 틀렸습니다. “건수 × 단가”로 추정하면 단가가 바뀐 구간 때문에 한 권역은 28% 적게, 다른 권역은 16% 많게 나옵니다. 저도 처음에 이 방식으로 계산했다가 두 번 정정했습니다.

합계를 낼 수 없으면 분모부터 다시 만들어야 합니다. 각 주문에 어떤 항목이 얼마씩 붙었는지 기록한 건별 명세를 항목 단위로 분해해, 날짜 × 항목 × 단가로 재구성했습니다.

권한은 조회뿐이었고 개발 지원도 없었습니다. 원시 데이터는 한 번에 2,000건까지만 받아올 수 있어서, 기간을 잘게 쪼개 누적하는 방식으로 두 권역 두 달 남짓을 모았습니다.

초기 단가를 그대로 유지했다면 두 권역에서 약 286만원이 더 나갔을 것으로 계산됩니다(인하 후 집행 건수 5,716건 × 차액 500원). 현장의 조정 판단은 옳았지만, 그 판단이 얼마를 아꼈는지 아무도 셀 수 없었습니다.

한 번 재구성하고 끝내면 다음 달에 같은 일을 반복해야 합니다. 그래서 매일 갱신되는 집행 관제 화면으로 만들었고, 기존 일간 지표 점검 루틴에 얹어서 아침에 같이 갱신되게 했습니다.

전망 계산에서 한 번 방향을 틀었습니다. 처음에는 전체 기간 일평균으로 추정했는데, 그러면 이미 집행을 멈춘 권역이 “이 페이스면 초과”로 경고됐습니다. 최근 7일 페이스 기준으로 바꿔서, 멈춘 프로그램을 미래로 연장하지 않도록 했습니다.

데이터를 다시 파는 것으로는 다음 권역에서 같은 일이 반복됩니다. 그래서 두 가지를 같이 제안했습니다.

화면은 매일 갱신되고 있고, 남은 예산과 최근 집행 페이스를 근거로 잔여 기간을 추정할 수 있게 됐습니다. “관리하고 있다”를 숫자로 설명할 수 있는 상태가 됐다는 것이 이 작업의 결과입니다.

다만 제안한 두 가지 규칙은 아직 표준으로 채택되지 않았습니다. 채택 전까지는 권역을 추가할 때마다 항목 이름을 수동으로 확인해야 하고, 그만큼 누락 위험이 남아 있습니다. 완결된 것처럼 쓰지 않는 편이 이 기록에 맞다고 봤습니다.